O que é mobilidade corporativa?

Introdução

Utilizando dispositivos móveis como parte das ferramentas de trabalho.

O WhatsApp foi, provavelmente, o estopim da mobilidade corporativa. O aumento da área de cobertura da internet 3G/4G e a popularização de tablets e smartphones também desempenharam papéis cruciais nessa história. Possibilitaram o uso mais constante dos dispositivos móveis como parte das ferramentas de trabalho.

A verdade é que a mobilidade corporativa mudou as rotinas do mundo empresarial. E toda essa mudança só foi e ainda é possível graças à tecnologia. Mais especificamente a recursos como cloud computing, gerenciadores de ativos digitais, aplicativos e melhorias na internet móvel.

Hoje, quem possui um celular com conexão web consegue trabalhar de qualquer ponto do planeta - fator que apresenta inúmeros benefícios tanto para o profissional quanto para a empresa em si.

Algumas das principais justificativas para investir em mobilidade corporativa incluem:

1. Automação de processos;

2. Maior segurança das informações;

3. Aumento da produtividade;

4. Maior agilidade e assertividade na tomada de decisão;

5. Maior engajamento das equipes;

6. Entregas mais ricas;

7. Diminuição considerável de gastos com aluguel, serviços de manutenção, softwares de atualização, equipamentos de escritório e até mesmo contas de água e energia elétrica.

Vantagens como estas fazem os olhos de qualquer empresa brilhar. Mas a implementação de uma nova estratégia não é tão simples quanto parece - apesar de ter se tornado indispensável em plena época de transformação digital mundo afora.

A adoção da mobilidade corporativa deve fazer parte do core business da empresa. Em outras palavras, não é sobre mudar forçadamente. É essencial traçar um plano de ação que envolva todas as áreas da organização e ter a certeza de que todos os colaboradores, sem exceção, estejam a bordo.

Existem alguns passos básicos que não podem faltar em um planejamento eficaz de mobilidade corporativa. São eles:

1.
Qual é o perfil da organização?

O primeiro passo é identificar quais são as demandas da empresa que estão relacionadas à mobilidade corporativa. Qual é a necessidade de deslocamento dos colaboradores? Em alguns casos, a presença física dos profissionais é essencial. Em outros, o trabalho remoto pode ser feito sem problemas. Alguns segmentos precisam de funcionários agindo externamente o tempo inteiro, enquanto outras precisam deles no escritório. Há os que viajam direto, aqueles que cumprem visitas técnicas e os que estão sempre em eventos da área.

Cada negócio tem um perfil específico, daí a importância dessa definição. Qual é a sua realidade?

2.
Quais são as necessidades da empresa?

O que você quer resolver? Entenda de que maneira a mobilidade corporativa pode transformar a realidade do negócio.

Talvez a ideia seja desburocratizar processos, fazer uma gestão de gastos mais eficiente, resolver questões relacionadas ao cumprimento de horário, aumentar a segurança de dados ou melhorar os resultados das campanhas.

Faça uma lista dos desafios a serem superados.

3.
Quais são as alternativas?

Quais são as soluções disponíveis para que você supere os desafios e resolva os problemas atuais? Entenda a realidade do mercado e o que já existe para que você consiga implementar a mobilidade corporativa na empresa.

Lembre-se que a tecnologia está diretamente relacionada a essas ações. Portanto, considere o uso de aplicativos, softwares especializados e outros recursos inovadores. Ao encontrar a solução mais adequada, certifique-se que todos os colaboradores façam parte da transformação. Inclua-os no processo, ofereça treinamentos, apresente vantagens e justifique decisões.

4.
Quem pode ajudar?

Busque parceiros especializados. Estabeleça laços estratégicos com quem realmente consegue fazer a diferença na organização. Não saia por aí assinando contratos com qualquer empresa. Pesquise, pergunte, compare, faça testes, tire todas as suas dúvidas.

O sucesso da implementação da mobilidade corporativa depende muito de quem você escolhe para caminhar ao seu lado. Tenha em mente que o plano não envolve somente uma nova forma de trabalho - é muito mais que isso, é uma mudança de mindset, uma transformação cultural.

5.
Qual será o processo?

Estabeleça um processo a ser seguido, que deve ser pautado por todos os itens anteriores. Esta é a hora de “botar a mão na massa”, de realmente definir um passo-a-passo a ser seguido até que a implementação esteja completa.

Quais são os estágios dessa execução? Saber etapa por etapa oferece uma visão geral do que será feito, por quem, dentro de quais prazos, com qual orçamento, envolvendo quais ferramentas e entregando quais resultados. É o seu mapa!

Anotou esses passos?
Vamos agora entender melhor as vantagens da mobilidade corporativa.

Vantagens da mobilidade corporativa

Usar celulares ou tablets melhora a produtividade dos seus colaboradores?

No início deste conteúdo pontuamos alguns dos principais benefícios obtidos com a adoção da mobilidade corporativa. Vimos, ainda, que os pontos são positivos não apenas para a organização, mas também para os colaboradores.

Entenda melhor os motivos para isso.

A mobilidade corporativa:

Economiza investimentos

Quando a empresa investe em mobilidade, há economia com uma enorme variedade de custos fixos e variáveis: aluguel de salas, passagens e viagens, contratação de hardware, manutenção de equipamentos, além de gastos com itens como energia elétrica, água e até mesmo refeições e lanches.

Diminui o tempo de processos

Quanto tempo seus funcionários perdem com o deslocamento de casa ao trabalho? Quanto tempo você perde, em média, procurando por algum documento impresso em meio a um acervo volumoso? Tornar a rotina profissional adepta da mobilidade também tem a ver com otimizar tarefas e deixar tudo mais simples e intuitivo.

Torna rotinas mais sustentáveis

Muito se fala em sustentabilidade e empresas inovadoras levam essa questão muito a sério. Pequenas mudanças comportamentais podem fazer uma grande diferença. A mobilidade corporativa contribui também neste sentido, incentivando a digitalização e a automatização de processos.

Aumenta a produtividade

Não restam dúvidas de que procedimentos mais simples e intuitivos imprimem agilidade nas operações, consequentemente aumentando a produtividade dos colaboradores. E não estamos falando apenas sobre o tempo investido diariamente em deslocamento, mas também sobre comunicação mais transparente, maior engajamento e ambientes online que promovem a mútua colaboração - tudo em tempo real.

Promove a flexibilidade

O uso de dispositivos móveis para resolver questões de trabalho promovem a flexibilização das agendas. Uma vez que a presença física do profissional não é mais uma exigência durante toda a jornada, existem ganhos imensuráveis relacionados à qualidade de vida.

É claro que não é só isso. Esses pontos também nos fazem ir um pouco mais adiante, ampliando nossa visão. Nos levam a concluir que as vantagens influenciam empresa e colaboradores, sim, mas também são percebidas por um terceiro público: os clientes.

Ferramentas que não podem faltar

Inserindo a mobilidade corporativa do melhor jeito.

Ok, mas quais são as ferramentas que fazem a mobilidade corporativa, de fato, acontecer? Primeiro, é importante entender que esta é uma definição que vai depender das necessidades de cada organização. Por isso, alguns dos insights abaixo podem não fazer sentido para o momento atual da empresa.

A adoção ou não das ferramentas listadas a seguir vai depender do perfil e dos objetivos do negócio.

1. Armazenamento e gestão de ativos

Ao falar em inovação é praticamente impossível não falar sobre o armazenamento de informações e conteúdos em nuvem. Somente mediante o uso de cloud computing será possível estabelecer uma relação mais flexível com os colaboradores, uma vez que o acesso remoto aos materiais é uma das premissas básicas da mobilidade corporativa. Opções como Dropbox, Google Drive e Onedrive são serviços dedicados à gestão online dos ativos digitais das organizações.

2. Conferências e reuniões

Se não é preciso estar no escritório o tempo todo, é essencial poder contar com ferramentas de vídeo e áudio para reuniões, conferências e alinhamentos. Digamos que sua empresa precisa realizar um treinamento intensivo com a equipe de vendas. Gastos com aluguel de espaço, hospedagem etc.? Com o GoToWebinar, por exemplo, você pode focar no que realmente precisa: treinar. A lista de vantagens é extensa:

- Geração automática de relatórios com insights como taxa de participação e engajamento em tempo real através de gráficos automáticos;

- Consulte sua audiência, distribua materiais e realize sessões de perguntas ao longo da transmissão;

- Faltou conexão à internet para algum colaborador? Sem problemas! O GoToWebinar permite a participação via VoIP, ligações pagas e gratuitas;

- Dispare e-mails automaticamente desde o convite, até uma pílula de conteúdo ao final do evento;

- Instalação de software para participar? Não precisa! É possível entrar através de qualquer navegador!

- Precisa emitir certificados ao final do evento? O GoToWebinar realiza isso automaticamente pra você.

A lista de vantagens é enorme, confira todas elas aqui.

Organização e gestão de projetos

Ferramentas e dicas para se organizar e gerr melhor os seus projetos

As coisas podem se tornar bastante complicadas quando cada colaborador está em um lugar diferente. Mobilidade corporativa tem tudo a ver com comunicação clara, processos bem estabelecidos, organização de tarefas e gestão inteligente das atividades. Ferramentas como Trello e Asana facilitam o gerenciamento de projetos, fornecendo visão geral sobre os responsáveis por cada etapa, prazos e checklists, entre vários outros recursos.

Dependendo do ramo de atuação da empresa, é válido considerar ferramentas mais específicas, como as que possibilitam assinatura eletrônica, conferência de valor jurídico a e-mails, gerenciamento de indicadores e autenticação de identidade.

O futuro da mobilidade corporativa

O que esperar do futuro da mobilidade corporativa?

Em tempos de mudanças com ritmos cada vez mais acelerados, não podemos falar de mobilidade corporativa sem olhar para o futuro. Há diversas promessas e previsões quando o assunto é inovação tecnológica e, embora não seja possível ter 100% de certeza sobre elas, existem algumas tendências globais que devem impactar empresas e profissionais do mundo inteiro dentro dos próximos anos.

A Forbes traz uma compilação do que pode vir por aí em termos de mobilidade corporativa. Uma das tendências é a integração de diversas opções de transporte, envolvendo desde delivery door-to-door até a combinação de pacotes de serviços destinados a grupos de pessoas viajando para um mesmo compromisso.

A reportagem cita o exemplo da KDS, empresa que tem uma plataforma própria de integração que apresenta a rota exata do escritório até o destino internacional, bem como o custo total e horários da viagem.

A tendência é que a mobilidade corporativa também inclua o lado social, através da adoção de modelos de negócio com economia compartilhada para as políticas de viagem corporativa. Basta abrir apps como o Waze para perceber que os esquemas de carona compartilhada passaram a fazer parte da política da empresa, decisão que contribui para a melhoria da mobilidade em agendas cada vez mais flexíveis.

Se você ainda não enxerga a mobilidade corporativa como uma realidade em escala mundial, preste atenção a estes números: o índice de crescimento do mercado de mobilidade está oito vezes mais rápido do que o da internet. Mais de 80% dos CIOs veem a mobilidade como estratégia essencial para a aproximação de clientes. A previsão para 2019 é que tenhamos mais de seis bilhões de usuários de mobilidade. E não para por aí: 75% das empresas já contam com dispositivos móveis para apoiar equipes externas e 66% dos médicos abandonaram o papel e utilizam smartphones ou tablets nos consultórios.

E você? O que tem feito para implementar a mobilidade corporativa no seu ambiente de trabalho?

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